תכנית עבודה שנתית (תע"ש) היא המכשיר המרכזי של יחידת IT לתכנון וניהול הפעילות הכוללת והשוטפת של היחידה: ניהול משימות העובדים, תחזוקת מערכות וניהול פרויקטי פיתוח, תפעול וניהול תשתיות ושירותים - במטרה לענות על דרישות המשתמשים והתהליכים העסקיים של הארגון (האם) ותוך עמידה באילוצי לו"ז, תקציב ומשאבים.
למרבית הפלא, למכשיר המרכזי הזה אין שם מוסכם וברור. בישראל, מקובל המונח "תכנית עבודה שנתית", אך בעולם הרחב, באנגלית, לא מצאנו מונח ברור ולפיכך טבענו את הקיצור IT_AWP (IT Annual Work Plan). גם במהות, לא תמיד ברור למה הכוונה ב"תכנית עבודה שנתית": האם בעיקר לניהול דרישות המשתמשים, האם זה בעצם ניהול התקציב, האם הדגש הוא על ניהול משאבי כ"א (בלי הוצאה כספית אחרת) ועל איזון בין עובדים ומשימות (Load balancing) וכו'. האם מדובר רק על תכנון או גם על מעקב ביצוע? ומה עם הדרישות והמשימות שלא נחזו בתכנון השנתי? ואיך משתלבת תכנית העבודה השנתית (תע"ש) עם ניהול הפרויקטים בארגון, עם רכש והזמנות ועם "ספר התקציב"? ובכלל, באיזו רזולוציה של דרישות/משימות מדובר ומה מימד הזמן?
ארגונים שהשקיעו והתנסו בנושא, ויש כאלה לא מעט, גילו עד מהרה שמדובר במערכת מורכבת למדי, בפרט אם מיישמים את כולה: ניהול דרישות, משימות, עובדים, דיווחי שעות, מערכות, פרויקטים, רכש ותקציב - הן בתכנון והן בביצוע, בכל נקודת זמן נדרשת.
מטרת מאמר זה היא "לעשות סדר" בנושא, לפרק אותו למרכיביו הבסיסיים ובכך להתוות "מפת דרכים" לארגון: איך ליישם תכנית עבודה שנתית, צעד אחר צעד ואיפה אולי לעצור ולהחליט ש"עד כאן". גם ארגונים שכבר מיישמים תע"ש ברמה זו או אחרת, יוכלו להיעזר במאמר זה, לבחון בעזרתו את "המצב הקיים" ולהתוות את הצעד הבא.
מבואתע"ש היא נדבך מרכזי במה שמכונה היום משילות IT (IT Governance) ואמצעי מרכזי לניהול הדיאלוג בין הנהלת הארגון (החברה) והנהלת IT. תע"ש מנסה לענות על שאלות יסוד בניהול (משילות) IT, כגון:
• מה עושה כל אחד מהעובדים שלי ולטובת מי (מול איזה לקוחמערכת) ברגע נתון? מה צפי הפעילות השנתיחודשי של כל עובד ויחידה ארגונית? מה מעקב הביצוע שנתיחודשי של כל עובד ויחידה ארגונית?
• איך אנחנו מתנהלים מול הלקוחות שלנו? מה צפי דרישות הלקוחות לשנה הבאה? מה מצב הדרישות נכון לרגע זה? כמה דרישות פתוחות בוצעו מושהות מול כל אחד מהלקוחות שלי? מה צפי השלמתן בזמן ובכסף?
• מה העומס (או תת-ניצול) על כל אחד מהצוותים והעובדים: העומס ברגע זה, העומס הצפוי בתקופה (שנהחודש) הבאה, העומס הנמדד לתקופה שעברה? איך אנחנו מנתבים משימות ועבודה בין הצוותים המדורים האנשים והאם ניתן לשפר ניתוב וחלוקת עומס אלה? כמה כ"א חיצוני נזדקק בתקופה הבאה?
• מה סך ההוצאה השנתית שלנו (הצפוי, הנמדד) לפי:
• סוג ההוצאההמשאב: כ"א, תוכנה (רכש ותחזוקה), בינוי, תשתיות מחשוב, ציוד ותקשורת וכו'
• בחלוקה למערכות ופרויקטים, היקפים, מועדי השלמתם וסוגם
• בחלוקה למערכות מידע (יישומים) מול תשתיות
• בייחוס, ישיר או עקיף, לתהליכים העסקיים והלקוחות
• בחלוקה של Run the business vs. Grow the business
תע"ש היא כאמור המכשיר המרכזי של יחידת IT לתכנון הפעילות הכוללת והשוטפת של היחידה ולמעקב ביצוע. התכנון ומעקב הביצוע, מתמקדים בשלושה צירים עיקריים:
• כלפי חוץ: ניהול דרישות הלקוחות (המשתמשים) ומענה לתהליכים העסקיים של הארגון - ניהול הקשר עם בעלי התפקידים המרכזיים בחברה, מיקוד ותעדוף המערכות והפרויקטים הנחוצים לארגון, בכל רגע נתון. המבחן העליון של מנהל IT בציר זה הוא השירות שהוא נותן ליחידות העסקיות של הארגון.
• כלפי פנים: ניהול משימות העובדים, חלוקת עומסים וניצול משאבים מיטבי, כולל "ניהול אישי" לעובד, דיווחי שעות - מי עושה מה ולטובת מי בכל רגע נתון, כולל צפי ותחזיות. המבחן העליון של מנהל IT בציר זה הוא היעילות והאפקטיביות של ניצול המשאבים העומדים לרשותו.
• כלפי ה- CFO וההנהלה (של ארגון האם): שמירה על הקשר לתקציב IT:
• תקציב שוטף-קיום: תחזוקת מערכות ותשתיות
• תקציב פיתוח: ניהול פרויקטים ומהדורות חדשות
המבחן העליון של מנהל IT בציר זה הוא השמירה על המסגרת התקציבית שיועדה ל- IT.
על בסיס חלוקה זו ישאל כל מנהל IT את עצמו מה ההחזר העיקרי שהוא מצפה לקבל מהתע"ש:
• לכוונן את פעילויות IT מול התהליכים העסקיים והלקוחות?
• לייעל את ניהול משאבי IT ולמקסם את ניצולם?
• לעמוד ביעדי התקציב ומסגרתו?
הנטייה הטבעית היא לענות: ד - כולם. אך חשוב לזכור שמימוש מלא של תע"ש הוא עניין יקר ומורכב ואין בהכרח השלמה בין המטרות האלה. מיקסום של מטרה א למשל, לא בהכרח הולך תמיד עם מיקסום של מטרה ב. וכן ג עם א. יש לקבוע עדיפויות ומטרה ראשית לתע"ש לפני שגולשים לפרויקט מורכב זה.
לקריאת המאמר המלא, הכנס לאתר מתודה http://www.methoda.co.il/?CategoryID=275&ArticleID=596&Page=1
אשר יובל, מנכ"ל ומנהל הידע, חברת מתודה - ייעוץ אסטרטגי בעולם ה- IT במגוון רחב של פתרונות בתחומי ניהול איכות תוכנה, ניהול פרויקטים, ניתוח מערכות, הדרכות, הסמכה לתקני איכות ודרישות רגולציה ישראליים ובינ"ל.
